Press release merupakan hal familiar jika Anda berkarir di ranah media dan komunikasi, khususnya di bidang public relation. Salah satu fungsi press release sendiri adalah sebagai media informasi perusahaan pada publik. Tentu saja, struktur penulisan press release tidak bisa sembarang Anda buat.
Adanya press release juga penting dalam membentuk citra baik dari suatu perusahaan. Sayangnya, masih jarang perusahaan yang mampu memaksimalkan informasi melalui press release karena belum mengetahui bagaimana pembuatannya. Anda ingin tahu bagaimana struktur penulisan press release yang efektif? Yuk, simak di sini!
Struktur Penulisan Press Release
Press release adalah informasi resmi yang berguna untuk meningkatkan brand recognition hingga membentuk persepsi publik. Karena itu, pembuatannya membutuhkan panduan khusus. Nah, agar memudahkan Anda dalam membuatnya, Anda perlu tahu struktur di dalamnya. Berikut uraian yang sudah kami rangkumkan.
1. Headline
Dalam struktur penulisan press release hal pertama yang perlu diperhatikan adalah pembutan headline atau judul. Mengapa? Ketika membuat press release, tujuan Anda tidak hanya untuk mendapatkan perhatian dari masyarakat umum atau konsumen potensial, tapi media juga menjadi target Anda.
Karena itu, keberadaan headline yang catchy merupakan suatu hal yang penting dan tidak boleh Anda lewatkan. Judul yang menarik pasti akan menarik minat pembaca. Ini akan menjadi salah satu penentu apakah pembaca berniat untuk mengetahui isi dari press release secara keseluruhan atau justru sama sekali tidak berminat.
Baca Juga: 10+ Contoh Judul Press Release yang Menarik Beserta Tips Membuatnya
Selain itu, judul yang Anda buat sebaiknya mampu menggambarkan konten yang ada di dalam press release. Penggunaan kalimat aktif headline dapat Anda pertimbangkan. Sebab, kalimat aktif bisa membantu memberikan pemahaman bagi para pembaca untuk mengerti isi pesan dan tujuan informasi yang ingin perusahaan Anda sampaikan.
Jenis headline sendiri cukup beragam dan dapat Anda pilih dan pertimbangkan sesuai dengan tujuan dan manfaat yang ingin Anda capai. Misalnya benefit headline. Sesuai namanya, ini adalah headline yang memberitahukan tentang keuntungan yang dapat pembaca terima jika menggunakan produk atau jasa yang ada dalam press release.
Kedua ada curiosity headline. Jika Anda menggunakan headline satu ini, pembaca akan merasa penasaran dengan isi press release yang Anda tulis. Lalu, ada pula selective headline yang lebih spesifik. Ini karena jenis selective headline akan memiliki target pembaca tertentu dan tidak semua orang akan merasa tertarik.
2. Subheadline
Jika sudah menentukan headline, pastikan Anda juga menulis sub headline di dalam press release. Mengapa sub headline penting? Sebab, sub headline akan menjadi kesempatan Anda memberikan highlight pada informasi utama dan menjadi teaser dari press release.
Intinya, jika headline berperan untuk menarik perhatian, maka sub headline akan berperan untuk memberikan penjelasan dan konteks tambahan dari informasi yang ingin Anda bagikan. Namun, pastikan bahwa penulisan isi sub headline sudah relevan dengan headline yang Anda buat.
Baca Juga: 5 Cara dan Tips Membuat Press Release yang Memukau
Tentu saja, agar Anda bisa membuat sub headline yang relevan, Anda sebaiknya mengembangkannya dari judul yang sudah ada. Anda bisa sedikit menerangkan informasi inti yang ingin Anda sampaikan dengan bahasa ringkas dan tidak bertele-tele.
Hal tersebut juga akan menentukan ketertarikan pembaca untuk mengetahui isi press release secara utuh. Sebagai tips, Anda bisa membuat sub headline di tahapan terakhir membuat press release. Tujuannya untuk memudahkan Anda membuat ringkasan informasi yang padat dan tidak keluar dari konteks.
3. Introduction
Introduction atau bisa Anda sebut sebagai intro memiliki penting dalam struktur penulisan press release. Intro akan menjadi pintu gerbang pembaca untuk melanjutkan eksplorasi informasi yang Anda suguhkan. Dalam penulisan intro, Anda harus memperhatikan detail apa saja yang harus ditonjolkan.
Salah satunya adalah hook atau kalimat pembuka yang menarik rasa penasaran pembaca. Anda juga bisa menyampaikan apa alasan atau apa yang terjadi hingga Anda membuat press release. Agar pembaca dapat mengerti alasan dan maksud pembuatan press release tersebut dan kenapa mereka harus peduli.
Kesimpulannya, informasi latar belakang atau konteks harus Anda bahas dengan detail. Penjelasan latar belakang ini bisa meliputi situasi, peristiwa, ataupun tren yang relevan dengan topik yang ingin Anda sampaikan. Namun, jangan lupa untuk menggunakan bahasa yang jelas, mudah dipahami pembaca, dan tidak bertele-tele.
4. Quotes
Jika ingin membuat press release Anda lebih kredibel dan menarik, maka quotes akan menjadi salah satu bagian struktur yang tidak boleh Anda tinggalkan. Selain menunjukkan informasi terkait isi press release, kutipan ini akan menjadi satu-satunya bagian rilis yang tidak bisa diubah oleh media.
Di dalam quotes, Anda bisa menjelaskan tujuan, menambah kredibilitas, atau menambah elemen kemanusiaan. Nantinya, kutipan ini akan memberikan value lebih pada press release Anda. Bagian ini umumnya juga akan menjadi salah satu kunci agar Anda bisa menarik perhatian media.
Nah, quotes sendiri dapat berasal dari representatif perusahaan atau pernyataan dari organisasi. Anda bisa memasukkan setidaknya satu buah kutipan atau beberapa kutipan sekaligus bila perlu. Namun, sebaiknya pastikan jumlah kata kutipan tidak lebih dari 12% dari keseluruhan press release.
5. Body Paragraphs
Inti dari struktur penulisan press release terletak pada body paragraph atau isi. Ada beberapa metode yang dapat Anda gunakan dalam menulis isi, salah satunya adalah piramida terbalik. Metode ini akan menempatkan informasi paling penting di bagian atas atau di awal berita. Sedangkan informasi pelengkap bisa Anda tulis di bawahnya.
Di bagian ini Anda bisa menuliskan informasi lebih detail dari setiap bagian yang sudah Anda singgung pada bagian sebelumnya. Tentu saja, untuk membuat body paragraph Anda harus menyiapkan material yang lengkap. Ini dapat berupa data research, statistik, informasi produk atau jasa, pencapaian dan peran perusahaan, dan lainnya.
Dalam menulis bagian press release ini, Anda sebaiknya hindari penggunaan istilah khusus yang sulit dipahami pembaca umum. Pastikan juga bahwa kronologi atau urutan teks yang Anda buat sudah runtut dan ringkas.
6. Contact Details
Bagian terakhir pada struktur press release adalah contact detail. Pencantuman informasi kontak pada press release ini bertujuan untuk memudahkan audiens maupun media mengetahui secara persis siapa yang bisa mereka hubungi jika membutuhkan informasi lebih lanjut atau memiliki pertanyaan.
Baca Juga: 7 Perbedaan Press Release dengan Berita, Jangan Sampai Salah
Ada beberapa pilihan yang bisa Anda gunakan dalam penulisan informasi kontak. Salah satu yang efektif adalah mencantumkannya di bagian akhir press release. Anda bisa menuliskan nama dan alamat lengkap perusahan, disusul dengan nama narahubung, alamat email, dan nomor telepon yang bisa dihubungi.
Mencantumkan detail kontak di akhir bertujuan agar pembaca bisa tetap fokus pada informasi krusial dalam press release terlebih dahulu. Bagaimana jika Anda lupa atau tidak mencantumkan contact detail? Jangan sampai ini terjadi karena kemungkinan Anda tidak akan mendapatkan publikasi sama sekali dari para jurnalis dan media.
Sudah Tahu Bagaimana Struktur Penulisan Press Release?
Kesimpulannya, press release merupakan instrumen penting dalam lingkup media dan public relation. Karena itu, Anda wajib memperhatikan setiap struktur penulisan press release agar informasi yang disampaikan menarik dan bisa tersampaikan secara efektif Jadi, siapkah Anda membuat press release dengan struktur yang baik dan benar?
I’m an experienced SEO Specialist who can grow a website through organic channel. I’m also passionate about digital marketing and web development