Keberadaan press release bisa memiliki dampak besar terhadap citra perusahaan. Tetapi, sebagian dari Anda mungkin belum tahu langkah-langkah membuat press release yang bagus dan menarik. Nah, di bawah ini kami akan membahas tentang bagaimana cara membuat press release beserta tipsnya. Yuk, simak sampai habis!
Apa Itu Press Release?
Press release yang juga bisa Anda sebut sebagai siaran pers atau rilis pers adalah pernyataan yang dibuat secara resmi oleh perusahaan atau lembaga yang ditujukan untuk media dan publik. Penulisannya pun tidak terlalu panjang, biasanya hanya sekitar satu sampai dua halaman.
Baca Juga: Apa itu Press Release? Pengertian, Jenis, dan Manfaatnya Bagi Suatu Bisnis
Karena itu, cara membuat press release harus Anda perhatikan dengan baik agar tidak berlebihan, apalagi informasi di dalamnya akan jadi konsumsi publik. Press release cukup beragam jenisnya, mulai dari basic release, financial, sampai product. Jadi, pembuatannya harus menyesuaikan kepentingan perusahaan Anda.
Cara Membuat Press Release
Press release yang Anda buat nantinya akan menjadi informasi penting yang nantinya akan sampai kepada publik. Karena berisi informasi terkait perusahaan, tentu Anda harus membuatnya dengan teliti dan akurat. Nah, berikut adalah cara penulisan press release yang layak publikasi yang bisa Anda coba terapkan.
1. Tentukan Topik dan Pesan yang Ingin Diberitakan
Sebelum menulis press release, langkah awal yang harus Anda lakukan adalah memahami pesan atau informasi apa yang ingin perusahaan sampaikan. Anda bisa menentukan topik atau tema terlebih dahulu. Jika sudah menentukan tema, Anda akan lebih mudah membuat judul yang menarik.
Anda bisa memaksimalkan dengan membuat sub judul sebagai penajaman judul utama. Keberadaan sub judul juga akan membuat Anda lebih mudah mengembangkan informasi press release. Namun, pastikan sub judul yang Anda buat mampu merepresentasikan isi press release dan tidak keluar dari topik.
2. Terapkan Metode Piramida Terbalik
Setelah menentukan topik, judul, dan subjudul, cara membuat press release selanjutnya adalah dengan memperhatikan strukturnya. Nah, salah satu yang paling efektif untuk Anda gunakan adalah metode piramida terbalik. Ini adalah metode yang memang banyak digunakan dalam tulisan formal lainnya, seperti proposal dan riset.
Jika Anda menggunakan metode ini dalam press release, maka Anda bisa menyusun informasi dengan lebih runtut dan membuat tulisan yang lebih bermutu. Sehingga, pembaca akan lebih mudah memahami pesan dan informasi dalam press release saat sudah dipublikasi.
3. Gunakan 5W + 1H
Dalam teori penulisan dasar, faktor 5W+1H (What, Who, Where, When, Why + How) pasti sudah sering Anda jumpai. Faktor ini akan sangat membantu Anda dalam mengantarkan informasi yang tepat dan runtut kepada para pembaca. Karena tidak ada aturan khusus dalam urutannya, Anda juga bisa memodifikasi penyusunannya.
Tentu saja, selain memperhatikan 5W + 1H, Anda tetap harus memperhatikan penggunaan ejaan yang baik dan benar. Pastikan bahwa Anda sudah menggunakannya sesuai dengan pedoman EYD (Ejaan yang Disempurnakan). Sehingga, press release Anda akan terlihat lebih rapi dan kredibel.
Baca Juga: 10+ Contoh Judul Press Release yang Menarik Beserta Tips Membuatnya
4. Penggunaan Ilustrasi yang Menarik
Cara membuat press release selanjutnya adalah menggunakan ilustrasi menarik. Tujuannya untuk meningkatkan rasa penasaran calon pembaca Anda nantinya. Selain itu, pemakaian foto atau ilustrasi juga akan memberi gambaran tentang isi press release Anda secara tidak langsung.
Jadi, Anda harus tahu, bahwa peran gambar dengan nilai storytelling tidak hanya sebatas estetika semata. Sebab, ilustrasi tersebut akan memberikan nilai lebih dalam kedalaman informasi yang ingin Anda sampaikan.
5. Lakukan Pengecekan Ulang
Tahap terakhir dalam cara menulis press release adalah melakukan pengecekan ulang. Anda bisa perbaiki dulu jika ada kesalahan dalam mengetik nama tokoh, gelar, tempat, atau informasi lainnya.
Pastikan juga Anda sudah mencantumkan detail kontak, seperti nama dan alamat lengkap perusahaan, nomor telepon, dan narahubung. Ini untuk mengantisipasi adanya konfirmasi dari media yang tertarik untuk mempublikasikan press release Anda.
Tips yang Perlu Diperhatikan untuk Membuat Press Release
Setelah memahami cara membuat press release, ternyata ada beberapa tips yang bisa Anda terapkan untuk memaksimalkan tulisan Anda sebelum Anda bagikan kepada publik. Nah, berikut adalah tips yang sebaiknya tidak Anda lewati saat membuat sebuah press release.
1. Pastikan Informasi Mudah Pembaca Pahami
Hal pertama yang harus Anda perhatikan adalah penyampaian informasi harus mudah untuk pembaca pahami. Ini juga akan menjadi pertimbangan wartawan untuk tertarik melakukan publikasi pada press release Anda. Secara umum, penggunaan bahasa sederhana bisa jadi pilihan agar pembaca bisa memahami informasi dengan mudah.
Namun, Anda sebaiknya menggunakan bahasa baku saat membuat press release untuk perusahaan atau lembaga. Ini karena press release pemerintah cenderung membahas masalah yang cukup kompleks dengan istilah atau diksi yang tidak umum.
Namun, tetap pastikan bahwa Anda sudah menggunakan kalimat yang ringkas dan tidak bertele-tele. Tujuannya adalah untuk membuat informasi yang ingin Anda sampaikan tidak terlihat berbelit-belit dan membingungkan. Selain itu, usahakan agar satu paragraf yang Anda buat tidak lebih dari lima kalimat.
2. Menyertakan Kutipan
Dalam membuat press release, kutipan adalah hal yang wajib ada. Ini agar press release tetap terlihat kredibel dan menarik pembaca. Adanya kutipan ini juga bisa menambah value pada press release yang Anda buat, sehingga bisa menarik minat para media dan jurnalis.
Apalagi kutipan tersebut berasal dari perwakilan perusahaan yang keberadaannya memiliki pesan yang kuat untuk memengaruhi pembaca. Tentu saja, jumlah kutipan yang ada dalam press release Anda tidak boleh terlalu berlebihan. Karena justru bisa membuat tulisan menjadi terlihat tidak fokus
3. Konsisten Pada Pesan Utama
Dalam cara membuat press release, pesan yang relevan dengan topik sangat penting. Namun, bagaimana jika tulisan Anda tidak memiliki konsistensi? Dalam press release Tentu ini bisa berakibat fatal, karena akan membuat value press release Anda menurun dan terlihat tidak kredibel.
Jadi, meski Anda bisa menambahkan isu umum dalam press release, pastikan pesan utama bisa tetap tersampaikan dengan baik. Latar belakang yang Anda cantumkan juga harus selaras dengan isi press release.
Hindari menyisipkan kalimat atau topik yang tidak relevan dengan informasi utama agar tidak terlihat rancu. Serta gunakan pula kata ganti yang sama di dalam satu press release agar tidak membingungkan pembaca Anda.
4. Pastikan Press Release Mudah Dibagikan
Tips terakhir yang perlu Anda perhatikan saat menulis press release adalah cara membagikannya. Sebagai bagian humas dari perusahaan, Anda sebaiknya memahami bagaimana cara kerja para jurnalis.
Misalnya, jika mengirim press release lewat email, pastikan isi dan formatnya sudah tepat. Seperti alamat email yang benar dan subjek yang menarik perhatian. Sebab, ini akan membuat jurnalis untuk langsung membaca pesan.
Baca Juga: 4 Tips Praktis Mengirimkan Press Release ke Media
Anda juga bisa menghindari pengiriman press release dalam format PDF. Sebab, hal ini bisa menyulitkan jurnalis dalam mengolahnya. Terlebih, di era digital seperti saat ini kebanyakan jurnalis lebih sering mengolah berita menggunakan ponsel daripada laptop agar bisa diproses lebih cepat, terutama untuk media online.
Sudah Tahu Bagaimana Cara Membuat Press Release?
Intinya, mengetahui cara menulis press release yang baik adalah hal wajib jika Anda merupakan bagian dari tim humas perusahaan. Sehingga, publik bisa lebih mudah memahami setiap informasi yang ingin Anda sampaikan. Jadi, apakah Anda sudah berhasil membuat rilis yang benar?
Referensi:
https://www.gramedia.com/literasi/press-release/
https://berdu.id/blog/cara-menulis-press-release-dan-jenis-jenisnya
I’m an experienced SEO Specialist who can grow a website through organic channel. I’m also passionate about digital marketing and web development